אז איך מנהלים פרוייקט עם גורמים רבים לאורך זמן?

3 דברים ראשונים שאני עושה כשאני מתחילה פרוייקט :

1. פגישה ראשונית - ארגון פגישות עם הממשקים הכי קרובים לפרוייקט, אלו שיידעו לענות ולתת לי את התמונה המלאה ומכמה צדדים. מטרת הפגישות תהיה להבין את הצרכים ולאפיין את הבעיה ו/או הרעיון לפרוייקט.

2. מיפוי של הצעדים הראשונים - הבנה עמוקה של כל צעד שעלינו לעשות, מי ה-Owner של כל אחד מהצעדים האלו (כלומר גם במי יש לי תלות?), ואת מי אני צריכה ״להפעיל״ בהקדם.

בדרך כלל נשים את כל זה באקסל די פשוט עם כמה עמודות ושורות. לי בכל אופן זה הכי נוח ונעים בעין.

3. פגישת Kickoff - פגישה עם הממשקים החשובים והרלוונטיים לפרוייקט כדי להציג את המטרות, הטיימליין, האתגרים אם כבר ידועים, הצעדים הבאים בטווח הקצר, החשיבות העסקית, ולמה אנחנו עושים את זה.

לאחר הפגישה הזו אני תמיד אפתח slack channel עם אותם אנשים כדי לעדכן בהתקדמות, בשאלות, תובנות וכמובן לשתף במסמך העבודה על הפרוייקט. "אבל איך נראה מסמך העבודה הזה?" אתם בוודאי שואלים.. אל דאגה, כל מה שאתם צריכים לדעת בחלק הבא!

כשצריך לג'נגל בין כל הממשקים בפרוייקט..

מה צריך להיות במסמך עבודה על פרוייקט

🌸 קונטקסט לפרוייקט, כלומר שמי שקורא את המסמך יבין מה זה הפרוייקט הזה, במה מתמקדים, ממה מתחילים ולאן רוצים להגיע?

🌸 מה מטרות הפרוייקט? טווח מיידי, טווח קצר, טווח יותר ארוך?

🌸 מה הטיימליין? מה הצעדים הבאים? ציר זמן עם נקודות רלוונטיות עליו כ-milestones, כלומר נקודות ציון בדרך ושלבים בפרוייקט.

🌸 חשוב מאוד! לציין מי אחראי על כל אחד מהשלבים הבאים? מי צריך לתת את הדעת? לבצע את ההחלטה? במי אני תלויה? לוודא שיש עמודה עם השם וכמובן שבמקביל לקבוע פגישות 1:1 עם כל מי שצריך, כל ממשק שאני צריכה שיביא תוצר כלשהו. המטרה היא גם לספר, להסביר, להנגיש ולרתום.

ואם צריך גם לעזור במה שאפשר כדי להניע לפעולה ולקדם.

🌸מה תיחשב הצלחה? מה היעדים שלנו?

וגם- אתגרים או נקודות/ סוגיות שדורשות מחשבה מעמיקה יותר או דיון.

זהו בעצם מסמך עבודה, אני תמיד דואגת לעדכן אותו לאורך הפרוייקט או מבקשת מאחרים להשלים, להוסיף ולענות על שאלות בהתאם לצורך כדי שכולנו נהיה מיושרים.

טיפ אחרון: תמיד למעלה במסמך העבודה יהיו לינקים לכל המסמכים האחרים שרלוונטיים לפרוייקט, בין אם מדובר באקסלים, דוחות נתונים, מצגות וכו׳. ככה תמיד קל למצוא את כל מה שצריך ממקום אחד.

אהבתם? מוזמנים ומוזמנות לעקוב אחרי לעוד המון טיפים ותובנות מקצועיים: https://www.instagram.com/simonavalsky/